การจัดการคลังสินค้าที่ไม่มีประสิทธิภาพส่งผลกระทบโดยตรงต่อความสำเร็จของธุรกิจในทุกมิติ เพราะเมื่อสินค้าในคลังขาดสต๊อกในช่วงที่ความต้องการของลูกค้าเพิ่มสูงขึ้น จะไม่เพียงแต่ทำให้องค์กรต้องสูญเสียยอดขายในแต่ละครั้ง แต่ยังอาจส่งผลกระทบต่อการสูญเสียลูกค้าประจำที่หันไปหาคู่แข่งและไม่กลับมาเป็นลูกค้าของเราอีกต่อไป ระบบจัดการคลังสินค้า (Inventory Management) ที่มีประสิทธิภาพจึงไม่ใช่แค่เรื่องของการจัดเก็บสินค้าให้เป็นระเบียบเท่านั้น แต่ยังเป็นกลไกสำคัญที่จะช่วยให้ธุรกิจสามารถเดินหน้าไปได้อย่างมั่นคงและเติบโตอย่างยั่งยืนในวันที่ลูกค้าต้องการสินค้าในเวลาที่จำกัด
ความหมายและความสำคัญของ Inventory Management ต่อธุรกิจ
Inventory Management คือกระบวนการดูแลและควบคุมระดับสินค้าคงคลังเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าที่ถูกต้องจะพร้อมใช้งานในเวลาที่เหมาะสม ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่การวางแผน การสั่งซื้อ การรับสินค้า การจัดเก็บ ไปจนถึงการติดตามและควบคุมสินค้าคงคลังทุกประเภท
โดย Inventory Management มีความสำคัญต่อธุรกิจทั้งในด้านประสิทธิภาพในห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) การบริหารเงินทุน และการตอบสนองความต้องการของลูกค้า ที่จะส่งผลต่อความพึงพอใจและความภักดีที่ลูกค้ามีต่อสินค้าและแบรนด์
4 ประเภทสินค้าหลักของ Inventory Management
ระบบ Inventory Management แบ่งสินค้าออกเป็น 4 ประเภทหลัก ได้แก่
1.Raw Materials Inventory (สินค้าวัตถุดิบ)
Raw Materials Inventory (สินค้าวัตถุดิบ) จุดเริ่มต้นของกระบวนการผลิตและเป็นสินทรัพย์สำคัญที่ธุรกิจใช้เพื่อผลิตสินค้าสำเร็จรูป จึงต้องมีการจัดการวัตถุดิบด้วยระบบ Inventory Management ที่มีประสิทธิภาพ เพราะจะส่งผลต่อต้นทุนการผลิต คุณภาพของผลิตภัณฑ์สุดท้าย และการตอบสนองความต้องการของลูกค้า แบ่งเป็น 2 ประเภท ได้แก่
- วัตถุดิบทางตรง (Direct Materials) วัสดุที่เป็นส่วนประกอบหลักของผลิตภัณฑ์สุดท้าย
- วัตถุดิบทางอ้อม (Indirect Materials) วัสดุที่จำเป็นในกระบวนการผลิตแต่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของผลิตภัณฑ์สุดท้าย
2.Work-in-Progress Inventory (สินค้ากึ่งสำเร็จรูป)
WIP: Work-in-Progress Inventory (สินค้ากึ่งสำเร็จรูป) วัตถุดิบที่อยู่ในขั้นตอนการผลิตหรือดำเนินการยังไม่เสร็จสมบูรณ์ อาจรวมถึงต้นทุนค่าแรงงานและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างกระบวนการผลิต เช่น แผ่นเหล็กรีดร้อนที่รอการตัดหรือชุบกันสนิม ชิ้นส่วนที่ยังไม่ผ่านการประกอบ หรือโครงเฟอร์นิเจอร์ที่ประกอบบางส่วน
3.Finished Goods Inventory (สินค้าสำเร็จรูป)
Finished Goods Inventory (สินค้าสำเร็จรูป) คือสินค้าที่ผ่านขั้นตอนการผลิตทั้งหมดแล้วและพร้อมสำหรับการขายไปยังผู้บริโภค โดยอาจถูกผลิตตามคำสั่งซื้อ (Make-to-Order) หรือผลิตเพื่อเก็บไว้ขาย (Make-to-Stock) ซึ่งสินค้าทั้งสองประเภทจะได้รับการจัดเก็บที่แตกต่างกันไป
4.Maintenance, Repair, and Operations Inventory (อะไหล่ และวัสดุสำหรับการซ่อมบำรุง)
MRO: Maintenance, Repair, and Operations Inventory (อะไหล่ และวัสดุสำหรับการซ่อมบำรุง) สินค้าสำหรับการบำรุงรักษา ซ่อมแซม และปฏิบัติการภายในองค์กร เป็นสินค้าที่จำเป็นต่อการดำเนินงานของโรงงาน ตัวอย่างเช่น อุปกรณ์ความปลอดภัย เครื่องมือซ่อมบำรุง อะไหล่เครื่องจักร อุปกรณ์ทำความสะอาด หรืออุปกรณ์สำนักงาน
ประโยชน์ของการใช้งานระบบ Inventory Management
การนำระบบซอฟต์แวร์เพื่อการจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) มาใช้ในธุรกิจจะส่งผลดีในหลายด้าน ได้แก่
- ลดต้นทุนและเพิ่มกำไร ช่วยลดค่าใช้จ่าย ปรับปรุงกระแสเงินสด และป้องกันการสต๊อกสินค้าเกินและการขาดแคลนสินค้า เพื่อลดต้นทุนการเก็บรักษา การสั่งซื้อ และการขนส่ง
- เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสินค้าจะพร้อมใช้งานตลอดเวลา ซึ่งช่วยยกระดับความพึงพอใจของลูกค้า พร้อมสร้างความเชื่อมั่นและความภักดีของลูกค้า
- ยกระดับประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ช่วยปรับปรุงกระบวนการผลิต การตอบสนองคำสั่งซื้อ ลดเวลาในการประมวลผลคำสั่งซื้อ และเพิ่มความแม่นยำในการจัดส่งสินค้า
- ลดความเสี่ยง จากการเก็บข้อมูลคลังสินค้าที่แม่นยำและเป็นปัจจุบัน ช่วยป้องกันความเสี่ยงจากการขาดแคลนสินค้า การเสื่อมสภาพของสินค้า และการสูญหายของสินค้าของธุรกิจ
5 ขั้นตอนหลักของกระบวนการ Inventory Management
ขั้นตอนที่ 1: การวางแผนและพยากรณ์ความต้องการ
การวางแผนและพยากรณ์ความต้องการ คือขั้นตอนแรกที่สำคัญที่สุดในกระบวนการ Inventory Management เพราะการทำความเข้าใจความต้องการของผลิตภัณฑ์ผ่านการพยากรณ์ทางการตลาดและวางแผนกลยุทธ์การขายโโดยพิจารณาจากปัจจัยทางเศรษฐกิจที่เกี่ยวข้อง เพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถกำหนดปริมาณสินค้าคงคลัง วางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบล่วงหน้า ลดความเสี่ยงจากการขาดแคลนหรือล้นคลังที่เหมาะสมได้
ขั้นตอนที่ 2: การจัดหาและสั่งซื้อสินค้า
หลังการวางแผนการผลิต ผู้บริหารควรจัดหาวัตถุดิบและสินค้าที่จำเป็นต่อการผลิตสินค้า โดยพิจารณาจากความน่าเชื่อถือของผู้จัดจำหน่าย การเจรจาราคาและเงื่อนไขการชำระเงิน และกำหนดระยะเวลาการส่งมอบที่เหมาะสม เพื่อควบคุมคุณภาพของสินค้าที่อาจส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือของแบรนด์ในระยะยาว
ขั้นตอนที่ 3: การรับและตรวจสอบสินค้า
การรับและตรวจสอบสินค้าหลังการสั่งซื้อ เป็นขั้นตอนที่ต้องใส่ใจเป็นพิเศษ เพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าที่ได้รับตรงตามคำสั่งซื้อทั้งในด้านปริมาณ คุณภาพ และข้อกำหนดต่าง ๆ โดยแบ่งเป็นการตรวจนับจำนวนสินค้า การตรวจสอบคุณภาพสินค้า การบันทึกข้อมูลในระบบ และการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนที่ 4: การจัดเก็บและจัดระเบียบ
การจัดเก็บและจัดระเบียบสินค้า ด้วยการจัดผังคลังสินค้าที่เหมาะสม การใช้ระบบรหัสสินค้า และการติดฉลากที่ชัดเจน เพื่อช่วยให้การค้นหาและการเบิกจ่ายสินค้าเป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำ โดยมีหลักการสำคัญคือ การจัดเก็บสินค้าตามหมวดหมู่และความถี่ในการใช้งาน การใช้หลัก FIFO (First In, First Out) สำหรับสินค้าที่มีอายุการเก็บรักษา และการรักษาสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมสำหรับแต่ละประเภทสินค้า
ขั้นตอนที่ 5: การติดตามและรายงานผล
สุดท้ายคือ การติดตามและรายงานผล การใช้เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลอย่าง Power BI และแสดงผลข้อมูลแบบเรียลไทม์ผ่าน Dashboard เพื่อให้ผู้บริหารสามารถติดตามสถานะสินค้า วิเคราะห์แนวโน้มการใช้งาน คาดการณ์ความต้องการ ระบุสินค้า และปรับปรุงกระบวนการจัดการคลังสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและต่อเนื่อง
หลักในการจัดการ Inventory Management
การจัดการ Inventory Management ที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยหลักการสำคัญเพื่อบริหารสินค้าแต่ละประเภท ดังนี้
- Just-in-Time (JIT) การจัดการสินค้าคงคลังแบบทันเวลาพอดี เพื่อลดสินค้าคงคลังให้เหลือน้อยที่สุดด้วยการคาดการณ์ความต้องการสินค้า ผลิตและรับสินค้าเฉพาะเมื่อจำเป็นเท่านั้น
- First In, First Out (FIFO) การขายสินค้าที่ถูกจัดเก็บก่อน เพื่อรักษาความสดใหม่ของสินค้า เหมาะสำหรับสินค้าที่มีอายุการเก็บรักษา เช่น อาหาร ยา หรืออุปกรณ์การแพทย์
- Last In, First Out (LIFO) การบันทึกสินค้าใหม่ที่สุดว่าขายก่อนพร้อมบันทึกข้อมูลสินค้าอย่างละเอียด เพื่อลดปัญหาด้านภาษีและผลกำไร เช่น สินค้าที่มีราคาผันผวนอย่าง ธุรกิจก่อสร้าง ธุรกิจเคมีภัณฑ์ หรือธุรกิจพลังงาน
- Economic Order Quantity (EOQ) คำนวณปริมาณการสั่งซื้อที่มากที่สุดที่ควรสั่งซื้อในแต่ละครั้ง เพื่อประหยัดเงินทุนและป้องกันปัญหาต้นทุนจมจากการสต๊อกสินค้าในคลังสินค้า
เทคโนโลยี IT ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ Inventory Management
การใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ นับเป็นกุญแจสำคัญในการยกระดับ Inventory Management ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และนี่คือเทคโนโลยี IT ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารสินค้าคงคลัง
ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning)
- เชื่อมโยงข้อมูลทุกแผนก ระบบ ERP คือซอฟต์แวร์ที่เข้ามาช่วยเชื่อมโยงการทำงานของทุกแผนกใน ตั้งแต่แผนกการเงิน การผลิต การขาย ไปจนถึงการจัดซื้อ ทำให้ข้อมูลการจัดการคลังสินค้าได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์
- ประโยชน์ต่อการตัดสินใจ การมีข้อมูลที่ครบถ้วนและแม่นยำจากระบบ ERP จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการคลังสินค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
AI (Artificial Intelligence) และเทคโนโลยี IoT
- การติดตามแบบเรียลไทม์ เทคโนโลยี IoT ช่วยให้องค์กรสามารถติดตามข้อมูลของสินค้าและอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง โดยใช้เซนเซอร์และอุปกรณ์เชื่อมต่อเครือข่าย พร้อมเก็บข้อมูลการทำงานได้อย่างต่อเนื่องและแม่นยำ
- การลด Human Error แอป AI ระบบอัตโนมัติ และ Copilot Studio คือหัวใจหลักที่เข้ามาช่วยลดข้อผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ โดยเฉพาะในการนับสินค้า การคาดการณ์ความต้องการ และการสั่งซื้อสินค้า เพื่อการจัดการคลังสินค้าที่ง่ายดายยิ่งขึ้น
ระบบ Cloud-based Inventory
- ความยืดหยุ่นและการเข้าถึง การติดตั้งระบบคลังสินค้าบน Cloud Server จะทำให้ธุรกิจสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลาอย่างปลอดภัย ผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ ทั้งคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และสมาร์ตโฟน
- ความปลอดภัยของข้อมูล เมื่อคุณเก็บข้อมูลใน Data Center ที่มีมาตรฐานสูงและมีระบบสำรองข้อมูล ย่อมช่วยป้องกันการสูญหายของข้อมูลสำคัญ ซึ่งจะส่งผลต่อธุรกิจในวงกว้าง
IT Solutions จาก Bhatara Progress สำหรับ Inventory Management
ในท้ายที่สุดแล้ว การติดตั้งระบบ Inventory Management ที่มีประสิทธิภาพ คือการตอบสนองความต้องการลูกค้ายุคใหม่ที่มีความคาดหวังสูง สร้างความสัมพันธ์ระยะยาว และเสริมการเติบโตของธุรกิจที่ยั่งยืน เพราะหากร้านค้าไม่มีสินค้าหรือจัดส่งสินค้าล่าช้าเกินไป ก็อาจทำให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ไม่ดี และสูญเสียลูกค้าไปตลอดกาล
บริษัท Bhatara Progress ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการให้คำปรึกษาและการติดตั้งระบบ IT สำหรับธุรกิจ พร้อมมอบโซลูชันครบวงจรที่จะช่วยยกระดับระบบ Inventory Management ของคุณ ด้วยเทคโนโลยีชั้นนำอย่าง Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management และ LS Retail ระบบจัดการห่วงโซ่อุปทานและร้านค้าปลีกที่ตอบโจทย์ธุรกิจทุกขนาด และช่วยให้ธุรกิจของคุณเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมกับความต้องการและงบประมาณที่มี
คำถามที่พบบ่อย
Inventory Management คืออะไร และทำไมถึงสำคัญ?
Inventory Management หรือการจัดการคลังสินค้า คือกระบวนการดูแลและควบคุมระดับสินค้าคงคลังเพื่อสร้างความสมดุลของสินค้าในคลัง ลดต้นทุนธุรกิจ ป้องกันการขาดแคลนสินค้า และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
ระบบ Inventory Management ช่วยประหยัดต้นทุนได้อย่างไร?
ระบบ Inventory Management ช่วยประหยัดต้นทุนได้หลายทาง ทั้งการจัดเก็บสินค้า สต๊อกสินค้าเกินความจำเป็น การสูญเสียสินค้าหมดอายุหรือเสื่อมสภาพ ประสิทธิภาพในการสั่งซื้อ และข้อผิดพลาดในการจัดการสินค้า
SME สามารถใช้ระบบ Inventory Management ได้หรือไม่?
SME สามารถใช้ระบบ Inventory Management ได้เช่นกัน เพราะระบบ Inventory Management มีให้เลือกหลากหลายตั้งแต่ระบบง่าย ๆ ที่ใช้ Spreadsheet จนถึงซอฟต์แวร์ระดับองค์กรที่ครบครัน
การใช้เทคโนโลยี AI ใน Inventory Management มีประโยชน์อย่างไร?
เทคโนโลยี AI เพื่อยกระดับการจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) ช่วยคาดการณ์ความต้องการที่แม่นยำขึ้น ตรวจจับปัญหาและแนวโน้มอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ ปรับปรุงการวางแผนการสั่งซื้อ และวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น
ติดต่อเราได้ที่ Contact Us
หรือสอบถามข้อมูลต่าง ๆ เพิ่มเติมได้ตามช่องทางด้านล่าง
โทร: 02 732 2090
Email: marketing@bhatarapro.com
LINE: @bhataraprogress
