Microsoft Forms คืออะไร? ทำความรู้จักหนึ่งในเครื่องมือการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ที่ใช้งานสะดวก ง่ายดาย และรวดเร็ว
ในยุคที่เทคโนโลยีการสื่อสารและการจัดเก็บข้อมูลสามารถทำได้อย่างง่ายดาย เครื่องมือออนไลน์จึงกลายเป็นหนึ่งในปัจจัยที่จะช่วยยกระดับการดำเนินธุรกิจให้มีศักยภาพ และ Microsoft Forms คือเครื่องมือที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างแบบฟอร์มต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว ด้วยฟังก์ชันที่รองรับการเก็บข้อมูลหลากหลายรูปแบบ ทั้งการสำรวจความคิดเห็น การลงทะเบียน หรือการสร้างแบบสอบถาม พร้อมฟีเจอร์ที่ทำให้คุณสามารถแชร์ข้อมูลเหล่านี้ให้กับผู้อื่นได้อย่างสะดวกและปลอดภัย
ทำความรู้จัก Microsoft Forms คืออะไร
Microsoft Forms คือเครื่องมือสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบ Microsoft 365 ที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างแบบสอบถาม แบบทดสอบ และแบบฟอร์มสำหรับการลงทะเบียนได้อย่างง่ายดายโดยไม่จำเป็นที่จะต้องมีความรู้ด้านโปรแกรม และยังสามารถวิเคราะห์ผลลัพธ์ผ่าน Dashboard ได้แบบเรียลไทม์ เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการเก็บข้อมูลและวิเคราะห์ผลลัพธ์สำหรับการใช้งานภายในองค์กร
ประวัติความเป็นมาของ Microsoft Forms
Microsoft Forms คือเครื่องมือหนึ่งจาก Microsoft 365 ที่เริ่มต้นจากการใช้งานสำหรับการศึกษา และขยายการใช้งานไปยังภาคธุรกิจและองค์กรต่าง ๆ เพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ได้ง่าย ๆ ไม่ว่าจะเป็นการสำรวจความคิดเห็น การสมัคร หรือการเก็บข้อมูลจากลูกค้าและพนักงาน
และด้วยฟีเจอร์ที่ใช้งานง่าย Microsoft Forms ที่เข้ามาช่วยให้ผู้ใช้สามารถเก็บข้อมูลและวิเคราะห์ผลลัพธ์ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ทำให้การดำเนินธุรกิจมีความสะดวกขึ้นโดยไม่ต้องพึ่งพาเครื่องมือที่ซับซ้อน
ประโยชน์จาก Microsoft Forms ที่ธุรกิจไม่ควรพลาด
- ใช้งานง่าย เป็นมิตรกับผู้ใช้งาน เพราะผู้ใช้ไม่ต้องจำเป็นต้องมีพื้นฐานด้าน IT ก็สามารถเรียนรู้การใช้งานได้อย่างรวดเร็ว
- รองรับการใช้งานผ่าน Cloud สามารถเข้าถึงและแชร์ฟอร์มได้จากทุกที่ผ่านอินเทอร์เน็ต ซึ่งโปรแกรม Microsoft Forms ยังรองรับการทำงานทั้งบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และสมาร์ตโฟน
- วิเคราะห์ข้อมูลได้ทันที ผ่านระบบรายงานผลที่แสดงผลผ่าน Power BI แบบง่ายดาย พร้อมฟีเจอร์ที่สามารถแปลงผลข้อมูลเป็นไฟล์ Excel หรือ PD
- ปลอดภัย ข้อมูลทั้งหมดถูกเก็บไว้ในระบบของ Microsoft 365 ซึ่งมีมาตรฐานความปลอดภัยสูง และคุณยังสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้อีกด้วย
- รองรับการทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่น สามารถผสานการทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ เช่น Dynamics 365 SharePoint และ Microsoft Teams ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขอบคุณรูปจาก: microsoft.com
4 ฟีเจอร์หลักของ Microsoft Forms ที่ควรลองใช้งาน
- สร้างแบบสอบถาม (Survey) ได้อย่างรวดเร็ว
Microsoft Forms มีฟีเจอร์สำหรับการสร้างแบบสอบถามได้อย่างรวดเร็วภายในไม่กี่นาที และยังรองรับคำถามหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น คำถามแบบเลือกตอบ (Multiple Choice) คำถามปลายเปิด (Text) หรือแบบ Likert Scale และสามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่น ๆ เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลแบบละเอียดได้อีกด้วย
- จัดทำแบบทดสอบ (Quiz) ด้วย Microsoft Forms
อีกหนึ่งฟีเจอร์ของ Microsoft Forms คือ ฟังก์ชันสำหรับการทำแบบทดสอบ (Quiz) ทั้งการกำหนดเวลาทำแบบทดสอบ การตั้งค่าคะแนนและเฉลยแบบอัตโนมัติ ที่จะช่วยให้การตอบคำถาม และการตรวจคำตอบกลายเป็นเรื่องง่าย พร้อมรองรับการทำงานร่วมกับ Microsoft Copilot เพื่อช่วยสร้างคำถาม ประเมินผลแบบอัตโนมัติ และทำให้คุณสามารถออกแบบแบบทดสอบได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- การสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียน (Registration Form)
คุณยังสามารถใช้งาน Microsoft Forms สำหรับเก็บข้อมูลการลงทะเบียนในงานต่าง ๆ ทั้งสัมมนา กิจกรรมองค์กร และการสมัครงาน โดยมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้การลงทะเบียนง่ายดายมากยิ่งขึ้น ทั้งการเติมข้อมูลที่ยืดหยุ่น หรือการเชื่อมต่อกับ Microsoft Excel เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติมอื่น ๆ
- การสร้างแบบฟอร์มรับความคิดเห็น (Feedback Form)
สำหรับการทำธุรกิจ Microsoft Forms มีฟีเจอร์ที่รองรับการสร้างแบบฟอร์มสำหรับเก็บความคิดเห็นจากลูกค้า พนักงาน หรือผู้ใช้บริการ โดยคุณสามารถเลือกใช้รูปแบบคำถามที่เหมาะสม จุดประสงค์ เช่น การให้คะแนน คำถามปลายเปิด หรือการเลือกตัวเลือก เพื่อเก็บข้อมูลมีประโยชน์ต่อปรับปรุงผลิตภัณฑ์และบริการ
เปรียบเทียบข้อแตกต่างระหว่าง Google Forms และ Microsoft Forms
การเลือกใช้เครื่องมือการเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์มที่เหมาะสม จะสามารถช่วยให้การจัดการข้อมูลมีความง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และนี่คือความแตกต่างระหว่าง Google Forms และ Microsoft Forms ที่คุณควรรู้
| Google Forms | Microsoft Forms | |
| การเชื่อมต่อโปรแกรมอื่น ๆ | ใช้งานร่วมกับ Google Drive และ Google Sheets โดยไม่จำเป็นต้องเสียค่าใช้จ่าย | ใช้งานร่วมกับ Microsoft 365, Dynamics 365 Business Central หรือ LS Retail และต้อง เสียค่าใช้จ่าย |
| การสร้างแสดงผล | ต้องใช้งานร่วมกับเครื่องมือภายนอกอื่น ๆ เช่น Google Data Studio หรือ Google Sheets | สามารถใช้ Microsoft Excel เพื่อสร้าง Dashboard ได้ทันที |
| การใช้งานในธุรกิจ | เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีความซับซ้อน | เหมาะกับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อนสูง |
| ฟีเจอร์การทำงาน | มีฟีเจอร์ต่างๆ มากมายให้เลือกใช้งาน และรองรับรูปแบบคำถามที่หลากหลาย แต่ไม่มีฟีเจอร์ขั้นสูงบางอย่าง | มีฟีเจอร์ขั้นสูงที่ Google Forms ไม่มี เช่น การติดตามความคืบหน้า หรือการวิเคราะห์แบบฟอร์มที่ซับซ้อน |
การใช้งาน Microsoft Forms เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
Microsoft Forms คือเครื่องมือการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ที่ช่วยให้การเก็บข้อมูลกลายเป็นเรื่องง่าย เพื่อเก็บ วิเคราะห์ หรือตัดสินใจด้วยข้อมูลเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยขั้นตอนเพียง 3 ส่วน ได้แก่
สร้างฟอร์ม
- สมัคร และ Login เพื่อเข้าใช้งานในเว็บไซต์ https://www.office.com/ โดยใช้บัญชีของ Microsoft Office 365
- คลิกเลือกเข้าใช้งาน Microsoft Forms และ ‘สร้างแบบทดสอบใหม่’
- กำหนดชื่อแบบฟอร์ม และใส่คำบรรยาย
- สร้างคำถาม โดยเลือกประเภทคำถามที่ต้องการ เช่น คำถามแบบเลือกตอบ (Multiple Choice) คำถามปลายเปิด (Open-ended) หรือคำถามแบบให้คะแนน (Rating Scale)
- อัปโหลดไฟล์ พร้อมปรับแต่งฟอร์มตามที่ต้องการ
แชร์ฟอร์ม
- การตั้งค่ากำหนดสิทธิ์การตอบคำถาม การแสดงชื่อผู้ตอบ และกำหนดวันเวลาการเปิด – ปิดรับคำตอบ
- ตัวโปรแกรม Microsoft Forms มีฟีเจอร์การสร้างลิงก์แบบสอบถามโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณสามารถแชร์ฟอร์มเหล่านี้ผ่าน Network ได้อย่างง่ายดาย
แสดงผลลัพธ์แบบฟอร์ม
- เมื่อมีผู้กดส่งคำตอบ Microsoft Forms คุณสามารถดูผลลัพธ์และข้อสรุปข้อมูลการได้อย่างเรียลไทม์
- เลือกคลิกแบบฟอร์มที่ต้องการ เพื่อดูข้อมูลเชิงสถิติในรูปแบบกราฟและตาราง เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลที่ง่ายดายขึ้น
- หรือสามารถบันทึกข้อมูลเหล่านี้ให้กลายเป็นไฟล์ประเภทอื่น ๆ เช่น Microsoft Excel หรือ PDF
คำถามที่พบบ่อย
- Microsoft Forms ฟรีไหม
สำหรับผู้ใช้ Microsoft 365 Personal และ Microsoft 365 Education สามารถใช้งาน Microsoft Forms ได้ฟรี
และถ้าหากว่าคุณใช้แผน Microsoft 365 Business หรือ Enterprise ก็สามารถใช้งานฟีเจอร์เพิ่มเติมบางส่วนตามแผนที่สมัคร เช่น การใช้แบบฟอร์มที่มีความสามารถขั้นสูง หรือฟีเจอร์การปรับแต่งแบบฟอร์ม
- Microsoft Forms เก็บข้อมูลไว้ที่ไหน
ข้อมูลที่ได้จาก Microsoft Forms จะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของ Microsoft 365 ที่มีความปลอดภัย เช่น Microsoft OneDrive หรือ SharePoint ซึ่งจะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของบัญชีที่ใช้งาน
ปรึกษาการใช้งาน Microsoft Forms และซอฟต์แวร์อื่น ๆ กับ Bhatara Progress
Microsoft Forms คือเครื่องมือที่ช่วยให้การเก็บข้อมูลและวิเคราะห์ผลลัพธ์ในธุรกิจกลายเป็นเรื่องง่าย ด้วยตัวช่วยที่ช่วยยกระดับการทำงาน ลดเวลาการรวบรวมข้อมูล และสร้างข้อมูลที่จะช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ พร้อมรองรับการทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ ในเครือ Microsoft อย่างมีประสิทธิภาพ
ถ้าหากคุณต้องการติดตั้งโซลูชันซอฟต์แวร์อื่น ๆ เพื่อยกระดับการทำธุรกิจของคุณ Bhatara Progress เราพร้อมให้คำปรึกษาและติดตั้งโปรแกรมด้าน IT ที่ครอบคลุมทุกการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น Cisco, Zscaler, Veeam Backup Firewall และอื่น ๆ อีกมากมาย เพื่อการใช้งานซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ
ติดต่อเราได้ที่ Contact Us
หรือสอบถามข้อมูลต่างๆ เพิ่มเติมได้ตามช่องทางด้านล่าง
Email: marketing@bhatarapro.com
LINE: @bhataraprogress
