แนะนำโปรแกรมสำนักงานยอดนิยม ใช้งานง่าย ตอบโจทย์ทุกสายงาน

การทำงานในสำนักงานยุคใหม่ หลายองค์กรต้องอาศัยเครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดขั้นตอนที่อาจซับซ้อน โปรแกรมสำนักงาน จึงกลายเป็นส่วนสำคัญที่ไม่อาจขาดได้สำหรับทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือบริษัทใหญ่ การเลือกใช้โปรแกรมที่เหมาะสมจะช่วยให้การทำงานราบรื่น ประหยัดเวลา และสามารถแข่งขันได้ในตลาดที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

ทำความรู้จัก โปรแกรมสำนักงานคืออะไร?

โปรแกรมสำนักงาน (Office Suite) คือชุดโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานในสำนักงานอย่างราบรื่นและครบวงจร ประกอบด้วยเครื่องมือหลากหลายที่ช่วยสร้างเอกสาร จัดการข้อมูล นำเสนองาน สื่อสารภายในทีม เชื่อมต่อข้อมูลระหว่างอุปกรณ์ต่าง ๆ และยังครอบคลุมไปถึงระบบจัดการอีเมล การประชุมออนไลน์ การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ และแม้กระทั่งเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง

วางรากฐานธุรกิจให้มั่นคงและพร้อมต่อยอดในอนาคต ติดต่อเรา

ประโยชน์ของโปรแกรมสำนักงานต่อธุรกิจ

การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Digital Transformation) ด้วยการใช้โปรแกรมสำนักงานทุกภาคส่วน คือขั้นตอนที่จะช่วยสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจได้หลายด้าน ไม่ว่าจะเป็น

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

การใช้งานโปรแกรมสำนักงาน จะช่วยลดเวลาในการทำงานและงานไม่จำเป็น ด้วยฟีเจอร์อัตโนมัติและเทมเพลตสำเร็จรูป ทำให้พนักงานสามารถโฟกัสกับงานที่สร้างมูลค่าได้มากขึ้น โดยเฉพาะการเปลี่ยนเอกสารที่เคยต้องพิมพ์และจัดเก็บเป็นกระดาษ ให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัลที่สามารถค้นหาและเข้าถึงได้ง่าย หรือการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างแผนก ซึ่งจะทำให้องค์กรตอบสนองต่อลูกค้าและตลาดได้เร็วกว่าคู่แข่ง

ยกระดับการทำงานร่วมกัน

โปรแกรมสำนักงานสมัยใหม่ ถูกออกแบบมาให้ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขเอกสารเดียวกันพร้อมกันได้แบบเรียลไทม์ ไม่ว่าพนักงานจะทำงานที่สำนักงาน บ้าน หรือสถานที่ใดก็ตาม ด้วยฟีเจอร์การแชร์และการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงช่วยให้การทำงานร่วมกันปลอดภัยและมีระเบียบ จึงช่วยลดช่องว่างในการสื่อสาร ทำให้งานสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

ตัดสินใจที่แม่นยำด้วยข้อมูล

เพราะข้อมูลคือสินทรัพย์ที่มีค่าที่สุดในองค์กร โปรแกรมสำนักงานมาพร้อมเครื่องมือ Data Analytics และ Power BI ที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ภาพรวม ข้อมูลเชิงลึก และแนวโน้มของธุรกิจได้อย่างแม่นยำ เพื่อการวางแผนและตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพ

ลดค่าใช้จ่าย และระยะเวลาการทำงาน

ถึงแม้ว่า การลงทุนในโปรแกรมสำนักงาน Microsoft 365 ราคาสูงอาจเป็นค่าใช้จ่ายจำนวนมาก แต่สำหรับการทำงานในระยะยาว โปรแกรมสำนักงานจะช่วยประหยัดงบประมาณขององค์กรได้ไม่น้อย ทั้งจากการลดการใช้กระดาษ ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร และค่าใช้จ่ายในการเดินทาง รวมถึงส่งผลต่อการจัดการโปรเจกต์และเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่สู่ตลาดได้อย่างรวดเร็วกว่าเดิม

ปกป้องข้อมูลสำคัญในองค์กร

ารรั่วไหลของข้อมูลสำคัญอาจสร้างความเสียหายร้ายแรงต่อธุรกิจได้มากกว่าที่คาดไว้ ดังนั้นโปรแกรมสำนักงานที่มีระบบรักษาความปลอดภัย (Cyber Security) แบบครบวงจร จึงช่วยป้องกันภัยคุกคามทางไซเบอร์ต่าง ๆ ด้วยระบบการเข้ารหัสข้อมูล การยืนยันตัวตนแบบหลายขั้นตอน และการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการและโซลูชันด้านระบบ IT ที่นี่

แนะนำ 9 โปรแกรมสำนักงานยอดนิยมจาก Microsoft Office 365

Microsoft 365 เป็นชุดโปรแกรมสำนักงานที่ครบครันและได้รับความนิยมสูง ด้วยเครื่องมือที่หลากหลาย ครบวงจร และเชื่อมต่อการทำงานร่วมกันได้อย่างลงตัว เช่น

1. Microsoft Word

Microsoft Word โปรแกรมสำนักงานที่ช่วยสร้างเอกสารทุกประเภท ตั้งแต่จดหมายธุรกิจ รายงาน ไปจนถึงหนังสือเล่มหนา มาพร้อมฟีเจอร์การจัดรูปแบบ เทมเพลตสำเร็จรูป และเครื่องมือตรวจสอบไวยากรณ์ที่จะทำให้คุณสามารถสร้างและแก้ไขเอกสารพร้อมกันกับทีมได้แบบเรียลไทม์

2. Microsoft Excel

Microsoft Excel เครื่องมือสำหรับการจัดการข้อมูล วิเคราะห์ตัวเลข และสร้างรายงาน ด้วยสูตรและฟังก์ชันที่หลากหลาย ทำให้คุณสามารถคำนวณตัวเลขที่ซับซ้อน สร้างกราฟแผนภูมิ และสร้างรายงานสรุปข้อมูลสำคัญจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว

3. Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint โปรแกรมสำนักงานด้านการนำเสนอข้อมูล ที่ช่วยให้คุณสื่อสารไอเดียต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ มาพร้อมเทมเพลต แอนิเมชัน และฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่จะเพิ่มลูกเล่นให้กับงานของคุณ รวมถึงผสานการทำงานเข้ากับ AI เพื่อบันทึกสไลด์และเสียงบรรยาย ช่วยให้คุณสามารถฟังการนำเสนอแบบย้อนหลังได้

4. Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ศูนย์กลางการสื่อสารภายในองค์กรที่รวบรวมอีเมล ปฏิทิน รายชื่อติดต่อ และงานต่าง ๆ ไว้ในที่เดียว ด้วยการจัดการอีเมลที่ชาญฉลาด พร้อมการผสานการทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันอื่น ๆ ใน Microsoft 365 ช่วยให้สามารถทำงานได้อย่างง่ายดายยิ่งขึ้น

5. Microsoft OneNote

Microsoft OneNote สมุดบันทึกดิจิทัลที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูลองค์กรแบบลำดับชั้นด้วย Notebook Section และ Page ทำให้คุณพิมพ์ เขียนด้วยปากกา วาดภาพ บันทึกเสียง และแทรกไฟล์ได้ในหน้าเดียวกัน รวมไปถึงสามารถหาข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ มีฟีเจอร์การแชร์สำหรับการประชุมและบันทึกไอเดียร่วมกันจากทุกอุปกรณ์

6. Microsoft Teams

Microsoft Teams ศูนย์กลางการทำงานยุคใหม่ ที่รวบรวมแชท วิดีโอคอล การประชุม และการแชร์ไฟล์ไว้ในที่เดียว นับเป็นโปรแกรมสำนักงานที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการการสนทนาตามหัวข้อหรือโปรเจกต์ได้อย่างง่ายดาย ด้วยฟีเจอร์การบันทึกการประชุม และ Live Captions ช่วยให้การประชุมออนไลน์มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ขับเคลื่อนองค์กรสู่ความสำเร็จอย่างยั่งยืน ด้วย Total Business Solutions ของเรา คลิก

7. Microsoft Defender

Microsoft Defender ระบบรักษาความปลอดภัยแบบครบวงจรที่ปกป้องอุปกรณ์และข้อมูลจากภัยคุกคามต่าง ๆ ด้วยฟีเจอร์ที่ผสาน AI Microsoft เพื่อการวิเคราะห์พฤติกรรม ตรวจจับ และป้องกันมัลแวร์ ไวรัส และการโจมตีทางไซเบอร์ ด้วยฟีเจอร์โปรแกรมสำนักงาน เช่น การสแกนอีเมลและลิงก์อัตโนมัติ การควบคุมแอปพลิเคชันและเว็บไซต์ หรือ Dashboard รายงานความปลอดภัย

8. Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบน Cloud Server ที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้จากทุกที่ ช่วยให้ไฟล์งานของคุณสามารถใช้งานบนคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ตโฟนแบบเรียลไทม์ ด้วยฟีเจอร์ Files On-Demand การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ และ Version History ช่วยป้องกันการสูญหายของไฟล์ การแชร์ลิงก์ที่ปลอดภัย

9. Microsoft Forms

Microsoft Forms โปรแกรมสำนักงานที่ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลจากลูกค้า พนักงาน หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างรวดเร็ว ด้วยฟังก์ชันการออกแบบแบบฟอร์มแบบง่าย ๆ ที่เรียกว่า Drag-and-drop ทำให้คุณสร้างแบบสำรวจได้ง่ายจากคำถามหลายรูปแบบ เช่น ตัวเลือก ข้อความ มาตราส่วนคะแนน และอื่น ๆ พร้อมผสานการทำงานร่วมกับ Teams และ Outlook ทำให้การแชร์และติดตามแบบสำรวจสะดวกยิ่งขึ้น

แนวทางการเลือกใช้งานโปรแกรมสำนักงานที่ใช่

การเลือกโปรแกรมสำนักงานที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณต้องพิจารณาหลายปัจจัย เพื่อให้มั่นใจว่าได้เครื่องมือที่ตอบโจทย์การทำงานจริง ประหยัดค่าใช้จ่าย และสามารถเติบโตไปกับธุรกิจได้ และนี่คือ แนวทางการเลือกใช้งานโปรแกรมสำนักงานสำหรับธุรกิจ

• ฟีเจอร์ที่จำเป็น ด้วยการวิเคราะห์ขนาดและความต้องการด้านฟีเจอร์ขององค์กร
• ความเข้ากันได้ สามารถทำงานร่วมกับระบบปฏิบัติการและอุปกรณ์เดิมขององค์กรได้อย่างราบรื่น
• การทำงานร่วมกัน รองรับการทำงานพร้อมกัน การแชร์ไฟล์ และการสื่อสารภายในทีม
• ช่องทางการเข้าถึง ทั้งใช้งานโปรแกรม Cloud-Based และติดตั้งบนอุปกรณ์สำนักงานในออฟฟิศ
• การเชื่อมต่อซอฟต์แวร์ ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ ที่องค์กรใช้อยู่ได้ดี เช่น CRM ซอฟต์แวร์บัญชี หรือเครื่องมืออื่น ๆ
• งบประมาณ เปรียบเทียบต้นทุนระหว่างการซื้อลิขสิทธิ์แบบครั้งเดียวกับการสมัครสมาชิกรายเดือนหรือรายปี โดยคำนึงถึงค่าใช้จ่ายแอบแฝงเมื่อติดตั้งโปรแกรมสำนักงาน

ยกระดับธุรกิจด้วยโปรแกรมสำนักงานจาก Bhatara Progress

การติดตั้งโปรแกรมสำนักงานที่มีคุณภาพ คือการลงทุนกับโครงสร้างพื้นฐานที่ขับเคลื่อนความสำเร็จขององค์กร ทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การยกระดับการทำงานร่วมกัน การตัดสินใจที่อิงจากข้อมูล การประหยัดค่าใช้จ่าย การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และการผสานรวมกับระบบ ERP ที่ช่วยให้องค์กรจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Bhatara Progress พร้อมเป็นพันธมิตรที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณก้าวไปสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างมั่นใจ เราให้บริการติดตั้งโปรแกรมสำนักงาน Microsoft365 และ Microsoft 365 copilot ที่ครบครันพร้อมบริการติดตั้ง ฝึกอบรม ดูแลหลังการขาย และทำให้องค์กรของคุณสามารถจัดการธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน

คำถามที่พบบ่อย

โปรแกรมสำนักงานมีประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร?

โปรแกรมสำนักงานช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดเวลาในการทำงานซ้ำซ้อน และอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันเป็นทีม เพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลสำคัญ ลดต้นทุนแฝงที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานและช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างแม่นยำและรวดเร็วขึ้น

มีโปรแกรมสำนักงานฟรีที่น่าใช้งานบ้างไหม?

บริษัทหลายแห่งมีแผนการติดตั้งโปรแกรมสำนักงานฟรีที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ใช้งานส่วนบุคคล เช่น Google Workspace, LibreOffice, OnlyOffice และ Microsoft 365 แต่สำหรับองค์กรที่ต้องการความน่าเชื่อถือ การลงทุนในโปรแกรมแบบเสียเงินอาจคุ้มค่ากว่าในระยะยาว

โปรแกรมสำนักงานเฉพาะทางมีอะไรบ้าง?

องค์กรสามารถเลือกใช้โปรแกรมสำนักงานเฉพาะทางที่ออกแบบมาสำหรับอุตสาหกรรมหรือประเภทงานเฉพาะ เช่น โปรแกรมรับส่งหนังสือราชการสำหรับหน่วยงานราชการ โปรแกรมสำนักงานกฎหมาย โปรแกรมสำนักงานทนายความ โปรแกรมเบิกจ่ายวัสดุสำนักงาน และโปรแกรมสำเร็จรูปอื่น ๆ

องค์กรควรเลือกโปรแกรมสำนักงานแบบใด?

องค์กรควรเลือกโปรแกรมสำนักงานโดยพิจารณาจากหลายปัจจัย ได้แก่ ขนาดและลักษณะธุรกิจ ความต้องการด้านฟีเจอร์ งบประมาณ และความเข้ากันได้กับระบบที่มีอยู่ รวมถึงควรเลือกปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อประเมินความต้องการและเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมที่สุด

ติดต่อเราได้ที่ Contact Us

หรือสอบถามข้อมูลต่าง ๆ เพิ่มเติมได้ตามช่องทางด้านล่าง

โทร: 02 732 2090

Email: marketing@bhatarapro.com

LINE: @bhataraprogress

แหล่งอ้างอิง

Microsoft. (ม.ป.ป.). Microsoft 365. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365

Ksenija. (3 มีนาคม 2566). What is an office suite?. ONLYOFFICE. https://www.onlyoffice.com/blog/2023/03/what-is-office-suite

TableAir. (16 ธันวาคม 2567). Office Management Software: Key Features & Best Practises. https://tableair.com/blog-office-management-software-key-features-and-best-practises/?utm_source=chatgpt.com#Why-is-software-important