E-Paperless : eform eflow esign
ประโยชน์ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) ที่ช่วยองค์กรธุรกิจ มีอะไรบ้าง ?
5 ประโยชน์ของ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature)
1. ลงนามในเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะทำงานจากที่ไหน
2. ติดตามความคืบหน้าในงานเอกสารได้แบบเรียลไทม์
3. ข้อผิดพลาดน้อยกว่าการเซ็นลงบนเอกสารกระดาษ
4. กรอกข้อมูลและลงลายเซ็นได้บนทุกอุปกรณ์
5. ความปลอดภัยสูงกว่าการเซ็นลงบนเอกสารกระดาษ
E-Paperless solutions มาในรูปแบบ eForm eFlow eSign สร้างเอกสารด้วย platform ใดๆ ก็ได้ Microsoft 365, Office 365, Acrobat, PDF เป็นต้น ระบบจะทำการสร้าง Workflow Automation ให้ตามเงื่อนไข ตามลำดับตำแหน่ง ตามจำนวนเงิน เพื่อการขออนุมัติภายในองค์กร รวมถึงการเซ็นสัญญาสำคัญๆ ที่มีมูลค่า และมีภาระผูกพัน E-Paperless มาพร้อมความสะดวก ง่ายดาย ยืดหยุ่นในการใช้งาน โดยไม่ละเลยมาตรฐานสากลเรื่องความปลอดภัยของเอกสาร
eForm eFlow eSign เป็น solution ที่ดึงเอาความสามารถหลักๆ ของ 4 เทคโนโลยีมาประกอบร่างให้สมบูรณ์แบบพร้อมใช้งาน กำจัดงานเอกสารที่เคยยุ่งเหยิง ใช้เวลามากกว่างานจะสำเร็จ ให้สำเร็จรวดเร็วอย่างมืออาชีพ ภายใต้ E-Paperless solution งานเอกสารทั้งหมดจบในที่เดียว ผู้ใช้งานสร้างเอกสาร สร้าง format เอกสาร ส่งเอกสารไปยังผู้เกี่ยวข้อง ผู้มีหน้าที่ต้องเซ็น ผู้มีอำนาจเซ็น เซ็นด้วย e-Signature (Digital Signature) รวมถึงการจัดเก็บและค้นหา ที่สำคัญผู้ใช้จะได้รับรายงาน Timeline ของเอกสาร ที่แจกแจงรายละเอียดชัดเจน สร้าง แก้ไข ส่งต่อ เซ็น โดยใคร เวลาใด เป็น Timeline ที่ไม่มีใครแก้ไขได้ E-Paperless solution จึงถูกหลักเกณฑ์และมีมาตรฐานตาม ISO27001 และ GDPR
นอกจากนี้ระบบ E-Paperless ยังอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน (collaboration) การเข้าถึงเอกสาร การแชร์เอกสาร ผ่าน SharePoint ได้ ข้อมูลของทุกคนจึงเป็นปัจจุบัน และ ผู้ดูแลระบบก็สามารถจัดการระบบได้ทุกที่ทุกเวลา เพื่อช่วยสนับสนุนให้ทุกส่วนงานทำงานได้อย่างราบรื่น ไร้ข้อติดขัด
E-Paperless มี eForm และ eFlow (workflow automation) มาตรฐานกว่า 28 แบบให้เลือกใช้ ทั้งนี้สามารถปรับเปลี่ยน look & feel รวมถึง workflow automation ได้ตามต้องการ (มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม) eForm มีให้เลือกดังต่อไปนี้
- แบบฟอร์มการแจ้งซ่อม รับเรื่อง (Customer Service)
- แบบฟอร์มการประเมินราคาค่าซ่อม (Service cost estimation)
- แบบฟอร์มการบันทึกวาระการประชุมต่างๆ (Meeting Conclusion & Acknowledge)
- แบบฟอร์มการประเมินราคาโครงการ (Project Estimate Cost)
- แบบฟอร์มการเปิดโครงการ (Project / Work Kick off)
- แบบฟอร์มการส่งมอบงานโครงการ (Project Completion Acceptance)
- แบบฟอร์มการบันทึกค่าใช้จ่ายตามงบประมาณ (Budget Tracker)
- แบบฟอร์มการขอทำงานที่บ้าน (Work From Home Request)
- แบบฟอร์มขอใช้พื้นที่ในสำนักงาน หรือห้องประชุมตามมาตรการ Social Distancing(Space Booking Request)
- แบบฟอร์มขอออกนอกพื้นที่ (Customer site visit request)
- แบบฟอร์มการขอเข้าประชุม (บุคคลภายนอกขอเข้ามาใช้ห้องประชุม) Meeting room request for guest
- ขอสำรวจพื้นที่ และ ส่งสินค้า (บุคคลภายนอกขอเข้าพื้นที่) (Site inspection and goods deliver for guest)
- แบบฟอร์มขออนุมัติค่าใช้จ่ายประเภทต่างๆ (Expense Request)
- แบบฟอร์มการจอง ยืม ขอใช้ อุปกรณ์ต่างๆ (Equipment Booking Request)
- แบบฟอร์มขอลางานตามประเภทต่างๆ (Leave Request)
- แบบฟอร์มการแสดงความเห็น (Opinion Sharing)
- แบบฟอร์มการสัมภาษณ์งาน (Interview Checklist)
- แบบฟอร์มการบันทึกการเริ่มงานของพนักงานใหม่ (On Boarding Check List)
- แบบฟอร์มขอคอร์สอบรม (Trainingcourse Request)
- แบบฟอร์มการบันทึกการเรียนรู้ (Training Result Feedback)
- แบบฟอร์มสำรวจการมีส่วนร่วม และพัฒนาการของพนักงาน (Employee Engagement & Career Survey)
- แบบฟอร์มยินยอมปฏิบัติตามนโยบายพระราชบัญญัติคอมพิวเตอร์ (Computer Act)
- แบบฟอร์ม PDPA Request Form
- แบบฟอร์มการบันทึกและดูรายละเอียดเอกสารต่างๆ ในรูปแบบ PDF (PDF Reader)
- แบบฟอร์มสัญญาให้เช่า (Rental contract)
- แบบฟอร์มสัญญาว่าจ้างระหว่างองค์กร กับบุคลากร (Employee hiring contract)
- แบบฟอร์มสัญญาว่าจ้างงานโครงการระหว่างองค์กร กับ คู่ค้า
(Contract between a company and a partner) - แบบฟอร์มสัญญาว่าจ้างงานโครงการระหว่างองค์กร กับ ลูกค้า
(Contract between a company and a customer)
ประโยชน์ของ E-Paperless eForm eFlow eSign ก้าวย่างสู่ Digital Transformation
- ลดต้นทุนกระดาษ ค่าใช้จ่ายการส่งเอกสาร พื้นที่จัดเก็บ ลดเวลาการถ่ายเอกสาร และนำเสนอเซ็น
- ลดความเสี่ยงเอกสารสูญหาย หรือถูกเปิดระหว่างทาง
- ตอบสนองต่อ New Normal เช่น work from home, social distancing
- ก้าวสู่องค์กรสมัยใหม่ Digital Transformation และใส่ใจสิ่งแวดล้อม
- Compliance กับมาตรฐานความปลอดภัยในระดับสากล สร้างความน่าเชื่อถือและภาพลักษณ์ให้กับองค์กร เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า
สิ่งที่ผู้ใช้ต้องมีในการใช้งาน E-Paperless คือ Microsoft 365 Business Standard หรือ Office 365 E3 เพื่อรองรับงานเอกสารที่เป็นการแจ้งให้ทราบ แจ้งขออนุญาต ขออนุมัติให้ดำเนินการ หากเป็นเอกสารที่ต้องการลายเซ็นที่มีผลทางกฎหมายชัดเจน เป็นสัญญาที่มีมูลค่าสูงๆ มีพันธะผูกพันกัน มี Timestamp ต้องเพิ่ม Adobe Sign เพื่อการเซ็นเอกสารที่ได้รับการยอมรับในทางกฎหมาย และ ตรงตามมาตรฐาน ISO27001 และ GDPR.
สนใจใช้งานติดต่อสอบถาม บริษัท ภัทร โปรเกรส จำกัด markeing@bhatarapro.com หรือ inbox ที่ www.facebook.com/Bhataraprogress, โทร 0 2732 2090.
E-Paperless eForm eFlow eSign by Bhatara Progress.
